Forse sembrerà una riflessione banale, ma avete mai considerato quanto la puntualità sia un ingrediente fondamentale nel lavoro? A mio avviso è uno dei principali biglietti da visita.

Qualche tempo fa ero alla ricerca di un’assistente. Ho organizzato le classiche videochiamate via Skype e mi sono trovata, in un paio di casi, delle situazioni inaspettate: le due persone che sulla carta sembravano più professionali e qualificate hanno avuto dei tempi di risposta alla mia mail e alla richiesta di invio documenti francamente inaccettabili. Una delle due prometteva una risposta entro 48 ore e mi ha fatto attendere 5 giorni (non promettere se non puoi mantenere…forse i 5 giorni li avrei anche sopportati se tu non mi avessi promesso una risposta in 48 ore) e l’altra addirittura un mese.

A parte che considero la puntualità un semplice fatto di educazione e cortesia, se in ambiti privati possiamo anche sorvolare, in ambito lavorativo è una prerogativa assoluta.

Vi è mai capitato di chiedere informazioni via mail e di non ricevere una risposta o di non riceverla in tempi ragionevoli?

Avete mai atteso inutilmente la consegna di un determinato pacco, la riparazione di elettrodomestico o l’arrivo di una telefonata che avevate concordato?

O avete mai preso un appuntamento per una visita medica per poi trovarvi seduti nella sala d’attesa per oltre mezz’ora perché il medico era in ritardo?

Come vi siete sentiti? Nervosi? Irritati? Avete avuto l’impressione che gli altri fossero incuranti e irrispettosi dei vostri impegni e del vostro tempo?

Se le risposte a queste domande sono positive, allora siamo sulla stessa lunghezza d’onda. Odiamo il ritardo, siamo ossessionati dalle scadenze, rispettiamo al massimo la parola data.

COME ESSERE ORGANIZZATI IN UFFICIO

Come possiamo quindi organizzarci per non dimenticare nulla e per rispettare sempre le nostre scadenze?

Eccovi dei semplici consigli che possono aiutarvi:

  • Se possibile riservate l’ultimo momento della vostra giornata per organizzare le attività del giorno seguente: fate un programma e assegnate una priorità, suddividendo ciò che dovete fare in urgente, importante ma non urgente, da fare con calma. Assegnate uno slot di tempo ben definito sulla vostra agenda secondo questo ordine di importanza, evidenziando e dando priorità alle cose urgenti. Se non potete organizzarvi con così tanto anticipo, fate almeno in modo che l’organizzazione sia la prima cosa che fate al mattino.

  • Riservate sempre uno slot di tempo per le urgenze. Quando vi entra un’urgenza, valutate immediatamente quanto tempo vi porterà via. Se stimate che sia fattibile in meno di dieci minuti, fatela subito. Altrimenti mettetela in agenda.

  • Servitevi di uno strumento di project management: nell’epoca della digitalizzazione, sarebbe assurdo non approfittare della tecnologia. Ci sono in rete una marea di strumenti utilissimi che possono aiutarci. Alcuni di loro sono più sofisticati, altri più semplici, alcuni sono gratuiti, altri a pagamento, … tutti però servono allo scopo. Si tratta solo di trovare quello più adatto alle nostre esigenze.Molti professionisti usano, ad esempio, Trello. Gratuito, semplice, efficace, confesso che anche io adoro questo strumento, in grado di sostenervi sia in progetti semplicissimi che, grazie all’integrazione di applicazioni, in progetti piuttosto complessi. Vantaggioso anche il fatto che l’interfaccia sia completamente in italiano. Un altro strumento, più complicato, con interfaccia solo in inglese, ma meravigliosamente in grado di gestire task estremamente complesse è Airtable. Così come Asana, Teamwork, Monday, Clickup e tantissimi altri. Questi strumenti hanno il vantaggio di poter raccogliere, oltre alle scadenze, tutta una serie di informazioni correlate come documenti, checklist, piano dei pagamenti, note personali su determinati progetti, ecc. Inoltre vi consentono di lavorare in team, di assegnare progetti ai collaboratori e di monitorare il flusso di lavoro.

  • Create degli automatismi. Quante volte vi trovate a fare e rifare le stesse cose e quanto tempo tutto questo vi fa perdere? Lo sapete, ad esempio, che con una buona impostazione, ci sono strumenti che vi consentono di automatizzare la compilazione delle proposte, il processo di avvio di collaborazione con i vostri clienti, la compilazione del contratto, l’invio e la firma del contratto, la compilazione e l’invio delle fatture, e così via? In questo modo, voi perderete meno tempo e il cliente riceverà i documenti senza errori, con una veste grafica professionale e soprattutto puntualmente.

  • Createvi una lista a portata di mano in cui inserite ogni cosa. Quante volte mi capita di ricevere una mail fuori orario di lavoro, o comunque quando non sono alla scrivania, con dei dati importanti per un determinato progetto. Il rischio è che, presi da altro, ci si dimentichi di averla ricevuta. Alcuni strumenti di project management vi consentono di girare automaticamente le mail in entrata in particolari folder “in attesa” in modo che sia impossibile per voi dimenticarvene. Potrete poi riprenderle nel momento di programmazione quotidiana e inserirle in agenda.

  • Imparate a delegare. Ci sono cose che non dovete necessariamente caricarvi sulle spalle. Dare una priorità serve anche a capire cosa sia delegabile. Farsi aiutare contribuisce a liberare tempo e concentrazione da dedicare ai progetti più importanti di cui dobbiamo assolutamente occuparci in prima persona.

  • Imbrogliatevi un pochino. Lo so, lo so….sembra una cosa così sciocca. Ma vi assicuro che funziona! Non fate mai coincidere le scadenze che vi appuntate con la data ultima e improrogabile. Guadagnate un po’ di tempo per gli imprevisti. Che succedono, sempre e regolarmente. L’emicrania, il computer in aggiornamento che si impalla per ore, la macchina che proprio quel giorno vi pianta in asso. Mai, mai, mai affidarsi al caso. In fondo essere dei bravi professionisti vuol dire riuscire pure a prevedere l’impossibile!

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