Se anche tu, come me, hai una tua attività e sei sempre super indaffarato, non puoi fare a meno di avere delle SOP.

Cos’è una SOP?

Una SOP (Standard Operating Procedure), ossia una procedura codificata che ti aiuta a lavorare ogni giorno in maniera coerente a automatizzata, è indispensabile perché la tua attività proceda senza intoppi e ti fa risparmiare tempo e stress. In particolare è necessaria in quanto stabilisce un protocollo a cui tu e i membri del tuo team dovrete attenervi al verificarsi di una determinata situazione.

Un esempio? Proviamo con qualcosa di molto semplice.

Supponiamo che tu abbia fissato un colloquio con un tuo potenziale cliente. La tua SOP avrà già codificato a priori ogni step: avrai già pronto un questionario con tutte le domande da porre al cliente in base al suo tipo di lavoro e al tipo di servizio che tu gli stai offrendo. Finito il colloquio, nella tua SOP saranno elencati gli elementi chiave da considerare per determinare le esigenze del cliente e fargli un’offerta adeguata. Inoltre, dato che in base alla SOP il questionario è legato a un buon strumento di gestione della clientela, le risposte del questionario saranno già automaticamente inserite nel sistema e quindi proposta, contratto e fattura si compileranno automaticamente e verranno automaticamente inviate.

Una volta accettata la proposta e fatto il pagamento, la tua SOP avrà già impostato un sistema in base al quale ti verrà ricordato quali documenti inviare. In tal modo il tuo cliente sarà trattato in maniera professionale e riceverà quanto necessario in termini di documentazione e informazioni varie. Tu inoltre avrai a disposizione tutti i dati utili ad evadere il servizio richiesto. Non rischierai di dimenticare qualcosa e il tuo modo di lavorare apparirà estremamente organizzato.

Durante il processo di acquisizione del cliente, sempre perché hai solide SOP e sai già in automatico cosa serve, manderai al tuo cliente i dettagli sulla tua reperibilità, gli orari d’ufficio, i recapiti da utilizzare, i dati per i pagamenti, le istruzioni su come trattare le urgenze e ogni altra cosa possa essere utile al vostro rapporto di lavoro.

Senza l’aiuto delle SOP ti troverai a ripetere le stesse cose ogni giorno e ti muoverai in modo disorganizzato. Talvolta dimenticherai qualcosa, altre volte raccoglierai dati incompleti e ti troverai senza quello che ti serve esattamente nel momento in cui ti servirà, i tuoi documenti potranno essere redatti con stili diversi e tutta la tua attività potrà risultare caotica e ti porterà via moltissimo tempo.

E tu? Hai le tue SOP?

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